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業務改善計画(概要)のお知らせ

目次

再発防止策実行計画の取り組みについて(平成23年1月17日)
業務改善計画への取り組みについて(平成21年10月1日)
業務改善計画への取り組みについて(平成21年4月1日)
業務改善計画への取り組みについて(平成20年10月1日)
業務改善計画への取り組みについて(平成20年4月1日)

平成24年2月29日

当組合では平成24年2月1日に農業協同組合法に基づく業務改善命令を受け、 本日、香川県知事宛に業務改善計画を提出しましたのでお知らせします。

業務改善計画(概要)

1.業務改善計画の策定にあたって

当組合では、これまで「コンプライアンス経営の確立」をめざし、「コンプライアンス意識の醸成」と「内部管理態勢の確立」に取り組んでまいりました。
しかしながら、香川県からの2度にわたる業務改善命令に基づき業務改善に取り組んでいる中、一部の支店において定期積金掛金等の着服事件が発覚したことから、新たに「経営管理態勢、内部管理態勢及び業務運営態勢に重大な問題がある」として業務改善命令が発出されました。
このことは、合併以降10余年が経過していますが、いまだ組織内にコンプライアンス意識が浸透せず、内部けん制が有効に機能していないことなどが主因であると認識しております。
役職員は、この度の業務改善命令を真摯に受け止めるとともに、当組合の置かれた現状を直視し、不退転の決意を持って業務改善計画を確実に実践します。

2.内部けん制体制を確立するための信用・共済業務を行う店舗の再編

ア.信用・共済業務を行う店舗を「店舗機能強化実行計画」(平成24年1月)に基づき、平成24年9月末までに段階的に131店舗以内に再編します。

イ.支店再編後は、1店舗あたり平均11名程度(うち、管理職平均3名)の要員体制とし、内部けん制が有効に機能する体制を確立します。

3.健全な業務運営を確保するための経営管理態勢、内部管理態勢
および業務運営態勢の確立のための措置

(1) 府中支店、牟礼支店、相生支店および香川浅野支店の不祥事件に係る役職員の責任の明確化

 1. 役員責任の明確化

ア.府中支店、牟礼支店および相生支店の不祥事件は、退任、報酬の返上など責任を明確化しました。

イ.香川浅野支店の不祥事件に係る責任は、平成24年3月末までに明確にします。

 2. 職員責任の明確化

ア.府中支店、牟礼支店、相生支店および香川浅野支店の不祥事件は、降格、減給など責任を明確化しました。

(2) 経営管理委員会・理事会による再発防止策の確実な実施

1. 不祥事再発防止に向けた経営管理委員会・理事会の一体的対応

ア.平成24年4月から定例の理事会を月2回開催することとし、その内1回は本改善計画の進捗管理および実効性確保のために必要な対策の審議を行います。

イ.経営管理委員会は、理事会に対して、毎月、本改善計画の実施状況の報告を求め、実効性を確保するため理事の業務執行状況を監督するとともに、適切な執行を指示します。

2. 内部管理を重視した組織風土の変革

ア.理事は、全職員を対象とした研修会を年2回開催し、組織風土の変革と本改善計画の確実な取組みのため、内部管理態勢の重要性や報告・連絡・相談の徹底について訓示をします。

イ.理事は、それぞれの部門・部署で開催されるコンプライアンス推進委員会等で、コンプライアンス意識を高めるための訓示をします。

3. コンプライアンス委員会の機能発揮

ア.コンプライアンス委員会は、組合員・利用者からの信頼を維持し、また、業務の健全性および適切性を確保するため、コンプライアンス態勢強化に係る企画・推進・進捗管理を適切に実施します。

(3) 信用・共済業務における的確な業務執行体制の確保

1. 内部管理の徹底

ア.支店管理職は、本店各部門からの通知等の内容を的確に把握し、支店職員への周知を徹底します。

2. 適切な業務マニュアルの作成

ア.金融部は、信用業務全般に係る管理職(支店長・業務課長等の職位者のことをいう。以下、同じ。)用の「簡易版業務マニュアル」を平成24年2月中に作成するとともに、3月末までに支店管理職を対象とした研修会を開催し周知します。

イ.共済部は、共済掛金の集金にかかる管理業務などの管理職用の「簡易版業務マニュアル」を平成24年2月中に作成するとともに、3月末までに支店管理職を対象とした研修会を開催し周知します。

3. 個人情報保護の徹底

ア.事務指導部は、個人情報の紛失・漏えい防止策を平成24年4月末までに作成し、個人情報保護の徹底を図ります。

4. 顧客宛各種通知の取扱い

ア.キャッシュカードの送付(郵送扱い)は、「簡易書留(転送不要扱い)・親展」により、契約者への直接送付を継続して実施します。

イ.顧客宛の各種通知(定期積金残高のお知らせ、期日のご案内等)は、通知先への直接送付を継続して実施します。

ウ.共済掛金の払込案内、督促通知および共済金支払通知については、契約者への直接送付を継続して実施します。

エ.総務部は、平成23年度配当にかかる通知から組合員宛に直接送付する方法に変更します。

(4) 職員のコンプライアンス意識の徹底および支店職員の職務遂行能力の向上

1. 職員のコンプライアンス意識の徹底

ア.理事は、全職員を対象とした研修会を年2回開催し、組織風土の変革と本改善計画の確実な取組みのため、内部管理態勢の重要性や報告・連絡・相談の徹底について訓示します。(再掲)

イ.理事は、それぞれの部門・部署で開催されるコンプライアンス推進委員会等で、コンプライアンス意識を高めるための訓示をします。(再掲)

2. 支店職員の職務遂行能力の向上

ア.金融部が策定する計画に基づき、職員の経験年数や職能に応じた研修会を開催します。

イ.共済部は、全共連香川県本部策定の計画に基づいて、職員の経験年数や担当業務を勘案し、計画的に研修を受講させます。

(5) 監査部および事務指導部の事務執行体制の拡充と適切な監査・指導の実施

1. 事務執行体制の拡充

ア.監査部および事務指導部に、外部の金融機関経験者等の有識者を平成24年4月に配置します。

イ.平成24年4月に監査部の要員体制を24名(2名増員)に拡充し、従来の全支店・出張所を対象とした監査の実施に加え、不祥事発生リスクの高い現金・現物、渉外活動を対象としたターゲット監査を支店・出張所に対して実施します。

ウ.平成24年4月に事務指導部の要員体制を16名(2名増員)に拡充し、臨店指導を実施するとともに、信用・共済業務における管理職の検証手続きを新たに臨店指導項目として追加の上、重点的に臨店指導を実施します。

2. 適切な監査・指導の実施

ア.信用・共済業務に係る平成24年度における内部監査は、平成24年3月に策定する平成24年度内部監査計画に基づき実施します。

イ.監査部は、被監査部署に対して、早期改善を促すために指摘の主旨および根拠を明らかにし、改善方法の助言・勧告を行うとともに、必要に応じ本店関係部門に対しても改善方法の助言・勧告等を行います。

ウ.事務指導部は、平成24年4月から信用・共済業務における管理職の検証手続きについての臨店指導を重点的に実施します。

(6) 信用・共済業務に係る適切な人事管理

1. 支店管理職の適正な配置

ア.実務経験などを総合的に勘案し平成24年度以降、支店管理職の適正な配置(期中異動を含む。)を実施します。

イ.支店管理職の候補者を対象に、事務知識・検証能力・管理能力の向上を目的とした新たな研修会を平成23年度から毎年1回3月に開催します。

2. 同一支店での長期勤務職員の配置転換・広域的人事異動の継続実施

ア.「平成24年度人事異動の基本方針」に以下の内容を盛り込み、これに基づき平成24年度の人事異動を実施します。

(ア)支店職員の定期異動は、4月1日付の他、店舗の統廃合(支店再編)の日程に基づき、実施します。

(イ)平成24年4月1日現在における同一支店での勤務歴が5年超の長期勤務職員は、平成24年度定期異動の対象者とします。

(ウ)旧JA管内から異動していない支店職員を対象とした広域的人事異動を継続して実施します。

3. 管理監督者責任の厳格化・明確化

ア.コンプライアンス統括部は、不祥事件が発生した場合の管理監督者責任の厳格化・明確化を図るため、「懲戒処分の基準」の監督責任関係等について、その具体的運用基準を平成24年4月までに作成します。

(7) 定期積金に関する業務の適正化

1. 掛金の口座振替の推進

ア.渉外担当者による掛金の集金業務について、平成24年1月以降、定期積金契約者(既往契約者)に対して口座振替への切替えのための推進を行い、平成24年度は、口座振替率70%以上を目標に継続して推進します。

イ.定期積金の既契約に対する集金方法について、平成24年1月以降、「集金カード」持参方式から、集金の都度「受取書」を発行し通帳を都度記帳、返却する方式に変更しています。

ウ.平成24年1月4日以降平成25年3月31日までの間に締結する定期積金契約については、現金による集金は行わず、口座振替または窓口への持参に限定し、金融部は、「集金扱い」の新規契約がないことを営業日毎に確認します。

2. 掛け遅れ管理

ア.支店管理職は、掛け遅れとなっている定期積金契約について、契約者等に対する掛け遅れ理由等の確認を徹底しており、今後も継続します。

(8) 共済掛金収納に関する業務の適正化

1. 掛金の口座振替の推進

ア.平成24年3月末で組合全体の長期共済自動振替口座登録率90%以上を目標として推進しています。また、平成24年度においても長期共済自動振替口座登録率92%以上とすることを目標に継続して取り組みます。

イ.平成24年2月1日以降平成25年3月31日までの間の新規共済契約について、当組合に貯金口座(口座振替の設定が可能な口座)がない場合で、第1回共済掛金または他金融機関からの口座振替手続きが完了するまでの間を除き、共済掛金の現金集金は行いません。

2. 掛金受領等に使用する帳票の厳格な管理

ア.共済掛金の受領等に使用する帳票等については、平成24年1月以降、保管管理者を定め保管・管理しており、今後もその扱いを継続します。

(9) 渉外担当者の渉外活動に対する管理の徹底

1. 渉外担当者の渉外活動に対する管理

ア.渉外担当役席者は、平成24年1月以降、渉外担当者の当日の渉外業務の予定について、事前に作成した「渉外日報」により、渉外担当者の業務予定を確認しており、今後も継続します。

イ.渉外担当役席者は、平成24年1月以降、渉外担当者が帰店後の受取品等の受け渡しにおいて、現金・受取品等と「受取書(控)」および「渉外日報」を突合しており、今後も継続します。

ウ.渉外活動管理を強化するため、「渉外支援システム」を開発し、平成24年4月から運用を開始します。

2. その他取組

ア.集金業務・通帳等の適正な取扱い方法に係る理解を得るための広告等を当組合広報誌等に掲載しており、なお一層周知に努めます。